NUKI und Smoobu miteinander verbinden - Funktionsweise und Verbindung im Detail

Bitte beachte: Um NUKI als Integration nutzen zu können, musst du NUKI Smart Hosting aktivieren.

Unter web.nuki.io gehst du auf Kurzzeitvermietung, wählst dort als Partner Smoobu aus und verknüpfst dein Schloss mit der jeweiligen Wohnung.

In den Nachrichteneinstellungen (Einstellungen – Nachrichten – Erstellen) nutzt du [nukiPin] in deinen Nachrichten als Platzhalter. Je nachdem wie du den Automatismus der Nachrichten einstellst, werden diese dann entsprechend vor Anreise verschickt. Achte bitte nur darauf, dass du frührstens 4 Stunden nach der Buchung verschickst, da dann erst die Codes generiert wurden von NUKI (oder entsprechend der Einstellungen in deinem NUKI Konto).

Dieselbe Option gilt auch für die Gästemappe. Entweder Template benutzen oder [nukiPin] in eines der Elemente integrieren. Bitte beachte, dass der Code erst frühestens 4 Stunden nach Buchung sichtbar wird (oder entsprechend der Einstellungen in deinem NUKI Konto).

Bitte beachte: Du musst ein Keypad für den Platzhalter [nukiPin] haben, um ihn zu senden. Wenn du kein Keypad hast, kannst du den Platzhaltercode nicht verwenden.

Woher weiß ich, ob ich ein Keypad habe? Auf dem Bild unten siehst du, dass es ein Tastenfeld ist, in das du den Code eintippst. Hast du eines? Wenn ja, wird der [nukiPin] funktionieren. Wenn nicht, dann verwende bitte keinen [nukiPin] in deiner Nachricht.

Einstellungsdetails bei NUKI 

Bei Nuki gibt es vielfältige Einstellungsmöglichkeiten. Daher kann es schwierig sein, den perfekten Weg zu finden, oder auch nur den für sich besten Weg herauszufinden.

Für uns von Smoobu ist es oft außerdem nicht leicht nachzuvollziehen, welche Einstellungen du als Gastgeber vorgenommen hast. Deshalb ist situationsbedingte Hilfestellung sehr schwierig.

Dazu kommt, dass sich äußere Rahmenbedingungen häufig schnell verändern. NUKI entwickelt seine Produkte ständig weiter, aber auch Airbnb oder andere Plattformen wandeln sich. Alle sind miteinander verbunden und kleine Konflikte sind oft kaum zu vermeiden. Wir können dir auch nicht dabei helfen, den für dich optimalen Weg zu finden.

Allerdings wollen wir hier versuchen, dir zumindest einen Weg aufzuzeigen, der definitiv funktioniert.

Normalerweise konzentrieren wir uns nur auf Einstellungen in Smoobu. Für die Funktionalität von NUKI machen wir dieses Mal einen kurzen Ausflug zu NUKI (web.nuki.io).

Voraussetzung

Verbinde Smoobu mit NUKI - klicke dafür in der Smoobu Navigationsleiste auf > Einstellungen > Integrationen & Partnerschaften > NUKI und verbindet euch dort mit eurem NUKI Konto, das ihr zuvor auf der Website web.nuki.io erstellt habt. Habt ihr noch kein Konto, dann erstellt es bitte jetzt. Benutzt für die Verbindung der beiden Plattformen bitte kein Mobilgerät. (Möglicherweise musst du die Seite nach der Verknüpfung der Konten aktualisieren).

Bei Airbnb und auch bei Booking.com gibt es jedoch erhebliche Probleme, denn die E-Mails an den Gast kommen oft nicht an.

Beispiel Booking.com

Die NUKI E-Mail mit dem Code wird von Booking.com meist aus dem Nachrichtenfeed herausgefiltert. Dir wird die Nachricht von Booking.com trotzdem als “gesendet” angezeigt. Dies gilt für die Pulse App und ebenso für das Extranet. Du weißt also nicht, welcher Gast den Code bekommt und welcher Gast ihn nicht bekommt > Der Gast bekommt meist keinen Türcode!

Beispiel Airbnb

Airbnb sendet Smoobu keine Gast-E-Mail-Adressen.

Smoobu schickt NUKI die Buchungsinformation und der Code wird erstellt. Dieser Code kann dann aber nicht von NUKI direkt an den Gast versendet werden, da NUKI ja bekanntlich die E-Mail deines Gastes fehlt > Der Gast bekommt keinen Türcode!

Airbnb-Buchungen Workaround zum Abrufen von E-Mail-Adressen:

Alternativ kannst du diese Option wieder aktivieren, um die Empfängeradressen angezeigt zu bekommen. In den Airbnb-Einstellungen / Professionelle Hosting-Tools / Erlaube mir, einen E-Mail-Alias zu verwenden, um Gäste zu erreichen.

Wir haben eine Lösung für dich!

Bitte lasse die vorherigen Einstellungen exakt so, wie oben beschrieben.

Warum? Der [NukiPin] braucht einige Stunden, bis er erstellt wird. In den NUKI-Einstellungen haben wir den Auslöser für die Code-Erstellung bereits auf 3 Tage vor Anreise eingestellt.

Unabhängig davon, ob diese erste E-Mail (von NUKI an deine Gäste) versendet werden konnte (Airbnb) oder beim Gast ankommt (Booking), wurde von NUKI bereits ein Code erstellt. Dieser Code kann nun, einen Tag später und 2 Tage vor der Anreise, problemlos von Smoobu für eine automatisierte „Türcode“ Nachrichtenvorlage abgefragt werden.  

Schritt für Schritt

1. In Smoobu  > Einstellungen > Nachrichten

Hier erstellst du eine Vorlage, die du "Türcode" nennen kannst. Schreibe den Text an deine Gäste und füge den Platzhalter [Nuki Pin] in das große Textfeld ein. In den Nachrichten-Einstellungen wählst du unten die automatische Versendung 2 Tage vor der Ankunft aus. 

2. In NUKI

Nun siehst du auf web.nuki.io > Kurzzeitvermietung deine Unterkünfte, die du in Smoobu gelistet hast. Dort verbindest du die einzelnen NUKI Schlösser mit den jeweiligen Unterkünften.

Stelle in den Einstellungen für die jeweilige Unterkunft ein, dass der Türcode 3 Tage vor der Ankunft automatisch für deine Gäste erstellt und an sie versendet werden soll (direkt von NUKI).

Jetzt funktioniert alles einwandfrei! (Allerdings nur, wenn das Anreisedatum mind. 72 Stunden vom Buchungszeitpunkt entfernt ist.)

Stelle nun sicher, dass du eine Mailing-Vorlage hast, die unseren Platzhalter enthält.
Öffne dazu Smoobu > Einstellungen > Nachrichten

Hier erstellst du eine Vorlage, die du z.B. "Nuki Türcode" nennen kannst. Nun schreibst du den Text an deine Gäste und fügst den Platzhalter [nukiPin] in das große Textfeld ein. In den Nachrichteneinstellungen unten wählst du die Automatisierung für 2 Tage vor der Ankunft.

Gäste bekommen den Türcode nun automatisch 2 Tage vor der Ankunft über die in Smoobu erstellte Nachrichtenvorlage zugesendet.

Trotzdem wirst du bei Airbnb-Buchungen 3 Tage vor der Ankunft des Gastes von NUKI eine Fehlermeldung erhalten, da der Code durch die fehlende E-Mailadresse nicht direkt von NUKI an den Gast versendet werden kann, also wundert euch bitte nicht darüber. Der Code wird trotzdem von NUKI an Smoobu gesendet.

Es gibt Ausnahmen!

Ausnahmefall 1 - Die Anreise liegt zum Zeitpunkt der Buchung < 3 Tage, aber > 2 Tage in der Zukunft

Im obigen Fall ist eingestellt, dass NUKI den Code immer drei Tage vor Ankunft versendet. Liegt der Anreisezeitpunkt zum Zeitpunkt der Buchung weniger als 3 Tage in der Zukunft, muss die Erstellung des Codes manuell ausgelöst werden:

1. Melde dich nach jeder dieser Buchungen in web.nuki.io an. (Gerne mit dem Mobiltelefon)
2. Klicke dort im Menü auf "Kurzzeitvermietung" und am unteren Bildschirmrand auf "aktualisieren". Der Code wird nun unmittelbar von NUKI erstellt und versendet, kommt aber meist nicht an. Trotzdem wird der NUKI Pin 2 Tage vor der Anreise durch die automatisierte Mailvorlage importiert und versendet.

Ausnahmefall 2 - Die Anreise liegt zum Zeitpunkt der Buchung < 2 Tage in der Zukunft

Ist die Anreise < 2 Tage in der Zukunft musst du Schritt 1. & 2. von Ausnahmefall 1  wiederholen. 

Danach gehst du ins Smoobu Cockpit und klickst bei der betreffenden Buchung auf "Buchungsdetails" oder "Nachricht senden".
Dann wählst du die "Türcode" Nachrichtenvorlage aus und versendest diese. Der Gast erhält nun seinen Türcode.

Guides:
SMS mit Codes senden, dem Gast direkt den Nuki Code auf dem Handy zur Verfügung stellen
Gästemappe, platziere dort den Code. Optional erst am Tag der Anreise, alles automatisch