Come impostare il Check- in Online da inviare al portale alloggiati

Check-In Online per gli ospiti

Nessun fastidioso riempimento di documenti sul posto. Grazie alla nuova funzione "Check-in online" in Smoobu, la raccolta dei dati da inviare alla polizia o il check-in online può essere effettuata rapidamente. Ovviamente, tutto questo è criptato e sicuro contro l'accesso da parte di terzi. Ecco come procedere.

Come funziona il "check in online"?

Passaggio 1: quali dati vengono raccolti? Il primo passo è definire quali dati dei tuoi ospiti vuoi raccogliere. Vai alla categoria Online Check-In. Questi dati possono essere trovati in Smoobu sotto la voce di menu Impostazioni -> Check-in online. È possibile differenziare qui tra il capo gruppo e gli altri ospiti.  In basso, specifica il testo che dovrebbe apparire nella pagina del modulo. Un esempio: "Caro ospite, non vediamo l'ora che arrivi presso la nostra casa vacanze XY. Per prepararti al tuo soggiorno, ti chiediamo gentilmente di compilare il modulo di check-in online e di inviarcelo. Grazie per la tua collaborazione. Casa vacanze XY" 

Passaggio 2: preparare la spedizione del check- in online Ora puoi fornire all'ospite il link per il check-in online. Per questo devi creare un modello di messaggio. Puoi scrivere un testo individuale per il tuo ospite e quindi salvare il modello. Probabilmente già avrai visto la nuova funzionalità in Smoobu. Vai a Impostazioni -> Email automatiche e fai clic su "Crea modello di email". Personalizza il tuo messaggio e (IMPORTANTE) inserisci nel testo [onlineCheckInLink] nel tuo modello di email. Specifica se desideri inviarlo manualmente o seleziona "Invia automaticamente questo messaggio" e definisci il periodo di tempo, ad es. 4 giorni prima dell'arrivo (consigliato). 

Passaggio 3: invio del messaggio manuale Accanto a ogni prenotazione troverai l'opzione "invia email personalizzata". Fare clic su questa opzione e selezionare il modello di posta appropriato in "schema". Se hai scelto la spedizione automatica nel passaggio 3, puoi sederti e attendere la risposta del tuo ospite senza preoccuparti del passaggio 3. 

Passaggio 4: in attesa dell'ospite e della notifica Ora il tuo ospite deve solo compilare il modulo e inviarlo a te premendo un pulsante. Appena fatto ciò riceverai una notifica via email da parte di Smoobu. 

Passaggio 5: Da ora in poi è possibile accedere ai dati tramite il menu accanto alla prenotazione, modificare o scaricare come file TXT.

Ora hai il tuo file TXT nella cartella di download scelta e lo puoi caricare nel portale alloggiati nell´apposito campo per caricare documenti TXT.

Suggerimenti aggiuntivi:

• Se hai bisogno di una copia dei documenti d'identità dei vostri ospiti, ricordati di selezionare l'opzione "Allegati" al punto 2
• Se richiedi la firma dei vostri ospiti, hai ora la possibilità di contrassegnare il campo "Firma".
• Se desiderie richiedere l'accettazione dei tuoi Termini e Condizioni tramite il tuo modulo di check-in online, puoi utilizzare la sezione "Descrizione" per incollare il link ad un file Dropbox/Google Drive. I tuoi ospiti possono scaricarlo e, dopo averlo letto, firmare iltuo  Online Check-in come accettazione. Basta incollare il link nella descrizione per consentire ai tuoi ospiti di accedervi.