Online Check-In für Gäste 🎥

Um Vermieter von Ferienwohnungen das Leben leichter zu machen hat Smoobu eine neue Funktion entwickelt, den Online Check-in. Häufig müssen für Behörden oder offizielle Anlässe Gästedaten gesammelt werden, die über die Daten aus dem normalen Buchungsprozess hinausgehen. So beispieslweise das Geburtsdatum oder die Nationalität. Jetzt ist es ganz leicht diese Daten automatisiert von deinen Gästen einzufordern, schon bevor diese bei dir ankommen. Kein lästiges Ausfüllen von Papierkram vor Ort. Durch die neue Funktion „Online Check-In“ bei Smoobu ist das Einsammeln von Meldescheindaten bzw. der Online Check-in schnell erledigt. Das alles natürlich verschlüsselt und sicher vor Zugriffen Dritter. Hier erfährst du wie dabei vorzugehen ist.

Wie funktioniert die Funktion „Online Check-In?“

Schritt 1: Welche Daten werden erhoben?

Zunächst geht es darum zu definieren, welche Daten deiner Gäste du abfragen möchtest. Gehe dazu in die Kategorie Online Check-In. Diese findest du in Smoobu unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Online Check-in. Du kannst hier zwischen dem Hauptgast und den zusätzlichen Gästen differenzieren.  

Wenn Du andere Informationen brauchst, z. B. möchtest Du wissen, mit welchem Transportmittel Deine Gäste anreisen oder Du brauchst ihre Handynummer, ist es möglich ein Feld hinzufügen. Klicke hierfür auf "Felder hinzufügen", um den Titel des anzufordernden Felds und einen Vorschlag für mögliche Antworten einzufügen.

Unten legst du dann noch den Text fest, der auf der Seite des Formulars erscheinen soll. Ein Beispiel: 

Lieber Gast, wir freuen uns auf deinen Besuch bei uns. Zur Vorbereitung deines Aufenthaltes bitten wir dich das Formular zum Online Check-In auszufüllen und uns zuzusenden. Vielen Dank für eure Mühen. Eure Familie XY 

Schritt 2: Vorbereitung des Versands
Du kannst dem Gast jetzt den Link zum Online Check-In zukommen lassen. Hierfür musst du allerdings noch eine Nachrichtenvorlage erstellen. Dafür kannst du einen individuellen Text für deinen Gast schreiben und anschließend die Vorlage speichern. Wahrscheinlich kennst du schon die Nachrichtenfunktion in Smoobu. Gehe zu Einstellungen -> Nachrichten und klicke dann auf "Erstellen".

Individualisiere deine Nachricht und füge - WICHTIG - den Platzhalter [onlineCheckInLink] in deine Mailvorlage ein. Lege noch fest ob diese manuell verschickt werden soll oder wähle "Hier automatischen Versand aktivieren" und definiere den Zeitpunkt, z.B. 4 Tage vor Anreise.

Schritt 3: Versand der Mail

Um eine Email zu versenden, muss man in der Buchunglisten auf den Namen des Kunden und dann auf "Details" klicken. Rechts findest du die Möglichkeit eine Email zu versenden.

Entweder du gibst einen eigenen Text ein und klickst anschließend auf "Versenden" oder du wählst eine entsprechende Mailvorlage aus, indem du auf "Empty Mail" klickst. Auf Wunsch kannst du diese Mail hier nochmal anpassen.

Solltest du in Schritt 2 den automatisierten Versand gewählt haben, kannst du dich zurücklehnen und auf die Antwort deines Gastes warten, da die Email automatisch vom System verschickt werden wird. 

Schritt 4: Warten auf die Antwort des Gastes
Warten auf die Antwort des Gastes, da dein Gast nur noch das Formular ausfüllen und an dich per Knopfdruck zurücksenden wird. Sobald das geschehen ist, bekommst du von uns eine Mailbenachrichtigung und die vom Gast eingetragenen Daten findest du in den Details der jeweiligen Buchung.

Schritt 5: Check-in-Daten herunterladen
Ab diesem Zeitpunkt kannst du die Daten in den Details der Buchung als Txt- oder PDF-Datei abrufen. 

Wo finde ich das Online-Check-in-Formular, nachdem der Kunde es ausgefüllt und abgeschickt hat?

Du findest es, indem du in der Buchungsliste (links im Hauptmenu) auf den Namen des Kunden und dann auf "Details" klickst.

Ablauf des Online-Check-in-Links

Der Link verfällt, sobald die Informationen vom Kunden eingefügt und abgeschickt wurden, weil wir nicht möchten, dass der Gast sie im Nachhinein ändern oder löschen kann. Falls nach der Zusendung der Informationen weitere Informationen benötigt werden, musst du als Vermieter dem Kunden einfach einen neuen Link zusenden. 

 

Zusätzliche Tipps
- Wenn du eine Kopie der Ausweise deiner Gäste benötigst, aktiviere in Schritt 2 die Option "Anhänge"
- Wenn du die Unterschrift deiner Gäste benötigst, hast du jetzt die Möglichkeit, das Feld "Unterschrift" zu markieren.
- Wenn du die Annahme deiner Allgemeinen Geschäftsbedingungen über dein Online-Check-in-Formular beantragen möchtest, kannst du den Link im Abschnitt "Beschreibung" in eine Dropbox / Google Drive-Datei einfügen. Deine Gäste können es herunterladen und nach dem Lesen deinen Online-Check-in als Akzeptanz unterschreiben. Füge einfach den Link in die Beschreibung ein, auf die deine Gäste zugreifen können.