Come impostare il Check- in Online da inviare al portale alloggiati

Check-In Online per gli ospiti

Nessun fastidioso riempimento di documenti sul posto. Grazie alla funzione "Check-in online" in Smoobu, la raccolta dei dati da inviare alla polizia o il check-in online può essere effettuata rapidamente. Ovviamente, tutto questo è criptato e sicuro contro l'accesso da parte di terzi. Ecco come procedere.

Come funziona il "check in online"?

Passaggio 1: quali dati vengono raccolti? Il primo passo è definire quali dati dei tuoi ospiti vuoi raccogliere. Vai alla categoria Online Check-In. Questi dati possono essere trovati in Smoobu sotto la voce di menu Impostazioni -> Check-in online. È possibile differenziare qui tra il capo gruppo e gli altri ospiti. In basso, specifica il testo che dovrebbe apparire nella pagina del modulo. Un esempio: "Caro ospite, non vediamo l'ora che arrivi presso la nostra casa vacanze XY. Per prepararti al tuo soggiorno, ti chiediamo gentilmente di compilare il modulo di check-in online e di inviarcelo. Grazie per la tua collaborazione. Casa vacanze XY" 

Passaggio 2: preparare la spedizione del check- in online. Ora puoi fornire all'ospite il link per il check-in online. Per questo devi creare un modello di messaggio. Puoi scrivere un testo individuale per il tuo ospite e quindi salvare il modello. Ecco una spiegazione, come creare un modello. Probabilmente già avrai visto la nuova funzionalità in Smoobu. Vai a Impostazioni -> Email automatiche e fai clic su "Crea modello di email". Personalizza il tuo messaggio e (IMPORTANTE) inserisci nel testo [onlineCheckInLink] nel tuo modello di email. Specifica se desideri inviarlo manualmente o seleziona "Invia automaticamente questo messaggio" e definisci il periodo di tempo, ad es. 4 giorni prima dell'arrivo (consigliato). 

Passaggio 3:

Invio del messaggio manuale

Clicca nell'elenco delle prenotazione sul nome del cliente e poi su "Dettagli". A destra troverai l'opzione per inviare una email manualmente. Puoi anche cliccare su "Empty mail" e selezionare il modello che hai già creato. Se hai scelto la spedizione automatica nel passaggio 3, puoi sederti e attendere la risposta del tuo ospite senza preoccuparti del passaggio 3. 

Passaggio 4:

In attesa dell'ospite e della notifica

Ora il tuo ospite deve solo compilare il modulo e inviarlo a te premendo un pulsante. Appena fatto ciò riceverai una notifica via email da parte di Smoobu. 

Passaggio 5: Troverai i dati inviati dal cliente nei dettagli della prenotazione. E potrai modificare o scaricare le informazione come file TXT o come file PDF.

Ora hai il tuo file TXT nella cartella di download scelta e lo puoi caricare nel portale alloggiati nell´apposito campo per caricare documenti TXT.

Suggerimenti aggiuntivi:

• Se hai bisogno di una copia dei documenti d'identità dei tuoi ospiti, ricordati di selezionare l'opzione "Allegati" al punto 2
• Se richiedi la firma dei tuoi ospiti, hai ora la possibilità di contrassegnare il campo "Firma".
• Se desiderie richiedere l'accettazione dei tuoi Termini e Condizioni tramite il tuo modulo di check-in online, puoi utilizzare la sezione "Descrizione" per incollare il link ad un file Dropbox/Google Drive. I tuoi ospiti possono scaricarlo e, dopo averlo letto, firmare iltuo  Online Check-in come accettazione. Basta incollare il link nella descrizione per consentire ai tuoi ospiti di accedervi.

Check-in online Scadenza del link

Il link scade una volta che le informazioni sono state aggiunte, tuttavia viene creato un nuovo link nel caso in cui sia necessario un aggiornamento. Ovviamente non vogliamo che l'ospite sia in grado di adattare, cancellare le informazioni, quindi è necessario inviare un nuovo link a loro.

Se hai bisogno di info aggiuntive devi inviare il nuovo link.

Trova la prenotazione, clicca su Dettagli

Trova il nuovo link URL sotto Online check-in

Invia questo nuovo link all'ospite per richiedere informazioni aggiuntive.