Check-In Online per gli ospiti
Nessun fastidioso riempimento di documenti sul posto. Grazie alla funzione "Check-in online" in Smoobu, la raccolta dei dati da inviare alla polizia o il check-in online può essere effettuata rapidamente. Ovviamente, tutto questo è criptato e sicuro contro l'accesso da parte di terzi. Ecco come procedere.
Come funziona il "check in online"?
Passaggio 1: quali dati vengono raccolti? Il primo passo è definire quali dati dei tuoi ospiti vuoi raccogliere. Vai alla categoria Online Check-In. Questi dati possono essere trovati in Smoobu sotto la voce di menu Impostazioni -> Check-in online. È possibile differenziare qui tra il capo gruppo e gli altri ospiti. In basso, specifica il testo che dovrebbe apparire nella pagina del modulo. Un esempio: "Caro ospite, non vediamo l'ora che arrivi presso la nostra casa vacanze XY. Per prepararti al tuo soggiorno, ti chiediamo gentilmente di compilare il modulo di check-in online e di inviarcelo. Grazie per la tua collaborazione. Casa vacanze XY"
Passaggio 2: preparare la spedizione del check- in online. Ora puoi fornire all'ospite il link per il check-in online. Per questo devi creare un modello di messaggio. Puoi scrivere un testo individuale per il tuo ospite e quindi salvare il modello. Ecco una spiegazione, come creare un modello. Probabilmente già avrai visto la nuova funzionalità in Smoobu. Vai a Impostazioni -> Email automatiche e fai clic su "Crea modello di email". Personalizza il tuo messaggio e (IMPORTANTE) inserisci nel testo [onlineCheckInLink] nel tuo modello di email. Specifica se desideri inviarlo manualmente o seleziona "Invia automaticamente questo messaggio" e definisci il periodo di tempo, ad es. 4 giorni prima dell'arrivo (consigliato).
Passaggio 3:
Invio del messaggio manuale
Clicca nell'elenco delle prenotazione sul nome del cliente e poi su "Dettagli". A destra troverai l'opzione per inviare una email manualmente. Puoi anche cliccare su "Empty mail" e selezionare il modello che hai già creato. Se hai scelto la spedizione automatica nel passaggio 3, puoi sederti e attendere la risposta del tuo ospite senza preoccuparti del passaggio 3.
Passaggio 4:
In attesa dell'ospite e della notifica
Ora il tuo ospite deve solo compilare il modulo e inviarlo a te premendo un pulsante. Appena fatto ciò riceverai una notifica via email da parte di Smoobu.
Passaggio 5: Troverai i dati inviati dal cliente nei dettagli della prenotazione. E potrai modificare o scaricare le informazione come file TXT o come file PDF.
Ora hai il tuo file TXT nella cartella di download scelta e lo puoi caricare nel portale alloggiati nell´apposito campo per caricare documenti TXT.
Suggerimenti aggiuntivi:
- Se hai bisogno di una copia dei documenti d'identità dei tuoi ospiti, ricordati di selezionare l'opzione "Allegati" al punto 2
- Se richiedi la firma dei tuoi ospiti, hai ora la possibilità di contrassegnare il campo "Firma".
- Se desiderie richiedere l'accettazione dei tuoi Termini e Condizioni tramite il tuo modulo di check-in online, puoi utilizzare la sezione "Descrizione" per incollare il link ad un file Dropbox/Google Drive. I tuoi ospiti possono scaricarlo e, dopo averlo letto, firmare iltuo Online Check-in come accettazione. Basta incollare il link nella descrizione per consentire ai tuoi ospiti di accedervi.
Check-in online Scadenza del link
Il link scade una volta che le informazioni sono state aggiunte, tuttavia viene creato un nuovo link nel caso in cui sia necessario un aggiornamento. Ovviamente non vogliamo che l'ospite sia in grado di adattare, cancellare le informazioni, quindi è necessario inviare un nuovo link a loro.
Se hai bisogno di info aggiuntive devi inviare il nuovo link.
Trova la prenotazione, clicca su Dettagli
Trova il nuovo link URL sotto Online check-in
Invia questo nuovo link all'ospite per richiedere informazioni aggiuntive.
Commenti
5 commenti
Quando creerete il sistema che consente di inviare le informazioni raccolte direttamente alla regione e alla questura senza adoperare software di terze parti?
Non solo! perché non implementate il check-in online inserendo una sezione per caricare il contratto di locazione turistica da far firmare ? Avete già la spunta firma (che allo stato attuale non serve davvero a nulla) !
Se il cliente invia a me i dati e poi io li devo inserire nel portale dell´ azienda di soggiorno non ho risolto nulla, tanto vale li chieda direttamente agli ospiti. A noi serve che ci sia una comunicazione tra voi e il portale dell´ azienda di soggiorno. I clienti li mandano a voi e voi li inviate a loro, altrimenti non ha senso
Carlo Flora per ora non c´ é il modo che smoobu raccolga le info e le trasmetta alla regione ma io avrei bisogno di saperere se come lei ha scritto, esiste un ulteriore software che effettua questo passaggio. Spero in una sua gentile risposta
Buongiorno Kathia, le soluzioni sono varie, io adopero "MyMaison". Lo cerchi su google.
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