Um Vermieter von Ferienwohnungen das Leben leichter zu machen hat Smoobu eine neue Funktion entwickelt, den Online Check-in. Häufig müssen für Behörden oder offizielle Anlässe Gästedaten gesammelt werden, die über die Daten aus dem normalen Buchungsprozess hinausgehen. So beispieslweise das Geburtsdatum oder die Nationalität. Jetzt ist es ganz leicht diese Daten automatisiert von deinen Gästen einzufordern, schon bevor diese bei dir ankommen. Kein lästiges Ausfüllen von Papierkram vor Ort. Durch die neue Funktion „Online Check-In“ bei Smoobu ist das Einsammeln von Meldescheindaten bzw. der Online Check-in schnell erledigt. Das alles natürlich verschlüsselt und sicher vor Zugriffen Dritter. Hier erfährst du wie dabei vorzugehen ist.
Wie funktioniert die Funktion „Online Check-In?“
Schritt 1: Welche Daten werden erhoben?
Zunächst geht es darum zu definieren, welche Daten deiner Gäste du abfragen möchtest. Gehe dazu in die Kategorie Online Check-In. Diese findest du in Smoobu unter dem Menüpunkt Einstellungen -> Online Check-in. Du kannst hier zwischen dem Hauptgast und den zusätzlichen Gästen differenzieren.
Wenn Du andere Informationen brauchst, z. B. möchtest Du wissen, mit welchem Transportmittel Deine Gäste anreisen oder Du brauchst ihre Handynummer, ist es möglich ein Feld hinzufügen. Klicke hierfür auf "Felder hinzufügen", um den Titel des anzufordernden Felds und einen Vorschlag für mögliche Antworten einzufügen.
Unten legst du dann noch den Text fest, der auf der Seite des Formulars erscheinen soll. Ein Beispiel:
Lieber Gast, wir freuen uns auf deinen Besuch bei uns. Zur Vorbereitung deines Aufenthaltes bitten wir dich das Formular zum Online Check-In auszufüllen und uns zuzusenden. Vielen Dank für eure Mühen. Eure Familie XY
Schritt 2: Vorbereitung des Versands
Du kannst dem Gast jetzt den Link zum Online Check-In zukommen lassen. Hierfür musst du allerdings noch eine Nachrichtenvorlage erstellen. Dafür kannst du einen individuellen Text für deinen Gast schreiben und anschließend die Vorlage speichern. Wahrscheinlich kennst du schon die Nachrichtenfunktion in Smoobu. Gehe zu Einstellungen -> Nachrichten und klicke dann auf "Erstellen".
Individualisiere deine Nachricht und füge - WICHTIG - den Platzhalter [onlineCheckInLink] in deine Mailvorlage ein. Lege noch fest ob diese manuell verschickt werden soll oder wähle "Hier automatischen Versand aktivieren" und definiere den Zeitpunkt, z.B. 4 Tage vor Anreise.
Schritt 3: Versand der Mail
Um eine Email zu versenden, muss man in der Buchunglisten auf den Namen des Kunden und dann auf "Details" klicken. Rechts findest du die Möglichkeit eine Email zu versenden.
Entweder du gibst einen eigenen Text ein und klickst anschließend auf "Versenden" oder du wählst eine entsprechende Mailvorlage aus, indem du auf "Empty Mail" klickst. Auf Wunsch kannst du diese Mail hier nochmal anpassen.
Solltest du in Schritt 2 den automatisierten Versand gewählt haben, kannst du dich zurücklehnen und auf die Antwort deines Gastes warten, da die Email automatisch vom System verschickt werden wird.
Schritt 4: Warten auf die Antwort des Gastes
Warten auf die Antwort des Gastes, da dein Gast nur noch das Formular ausfüllen und an dich per Knopfdruck zurücksenden wird. Sobald das geschehen ist, bekommst du von uns eine Mailbenachrichtigung und die vom Gast eingetragenen Daten findest du in den Details der jeweiligen Buchung.
Schritt 5: Check-in-Daten herunterladen
Ab diesem Zeitpunkt kannst du die Daten in den Details der Buchung als Txt- oder PDF-Datei abrufen.
Wo finde ich das Online-Check-in-Formular, nachdem der Kunde es ausgefüllt und abgeschickt hat?
Du findest es, indem du in der Buchungsliste (links im Hauptmenu) auf den Namen des Kunden und dann auf "Details" klickst.
Ablauf des Online-Check-in-Links
Der Link verfällt, sobald die Informationen vom Kunden eingefügt und abgeschickt wurden, weil wir nicht möchten, dass der Gast sie im Nachhinein ändern oder löschen kann. Falls nach der Zusendung der Informationen weitere Informationen benötigt werden, musst du als Vermieter dem Kunden einfach einen neuen Link zusenden.
- Wenn du eine Kopie der Ausweise deiner Gäste benötigst, aktiviere in Schritt 2 die Option "Anhänge"
- Wenn du die Unterschrift deiner Gäste benötigst, hast du jetzt die Möglichkeit, das Feld "Unterschrift" zu markieren.
- Wenn du die Annahme deiner Allgemeinen Geschäftsbedingungen über dein Online-Check-in-Formular beantragen möchtest, kannst du den Link im Abschnitt "Beschreibung" in eine Dropbox / Google Drive-Datei einfügen. Deine Gäste können es herunterladen und nach dem Lesen deinen Online-Check-in als Akzeptanz unterschreiben. Füge einfach den Link in die Beschreibung ein, auf die deine Gäste zugreifen können.
Kommentare
34 Kommentare
Hallo Smoobu-Team,
ich würde diese Funktion gerne nutzen um verbindliche Informationen bei einer Buchung anzufragen.
Da wäre es hilfreich,
Könnt Ihr dafür eine Lösung anbieten?
Danke und Gruß
Zeljko
Guten Morgen,
wie ich gesehen habe, kann man nun eigene Punkte ergänzen. Vielen Dank.
2 Änderungswünsche hätte ich noch:
Kann man da noch mit einer Anpassung rechnen?
Danke & Grüße
Zeljko
Hallo
Mir ist aufgefallen das die Übersetzung ins deutsche bei der Vorlage für den online Checkin nicht funktioniert. Scheint ein bug zu sein.
mfG
Kännen die Daten an das AVM übergeben werden ?
Hallo,
tolle Möglichkeiten, den Check-In zu vereinfachen! Ich fände es toll, wenn die per TXT-Datei übermittelten Daten in ein hinterlegtes Formular übertragen werden könnten, so dass man dieses Formular nur noch ausdrucken und dem Gast vorlegen muss. Ist so eine Lösung in Planung?
Herzliche Grüße
Was toll wäre:
nicht alle Felder sind Pflichtfelder.
Geburtsdatum zum Beispiel hätte ich gerne, soll aber kein Pflichtfeld sein...
Grüße,
Dennis
Hallo,
schade, dass diese Daten nicht mit AVS synchronisiert werden können, sondern manuell abgetippt werden müssten. Damit steht die Funktion in direkter Konkurrenz zum AVS Pre-Checkin und bietet keine Erleichterung. Da bei Gemeinden mit AVS Meldesystem dieses auch genutzt werden muss, wäre die Nutzung des Smoobu Online-Checkins sogar nahezu eine Verdoppelung der Arbeit.
Sehr viel besser wäre es, wenn diese Daten in den AVS Meldeschein übernommen würden. (Nur) dadurch könnte der Online Check-in tatsächlich automatisiert und stark verbessert werden. Da die Pflichtangaben bundesweit gesetzlich geregelt sind, ist das auch die einzige Integration, welche bzgl. AVS irgendeinen Sinn ergeben würde und gleichzeitig eine große Verbesserung darstellen würde.
Viele Grüße,
Rico Anderer
Wird denn noch an einer automatisierten Übergabe an AVS gearbeitet? Das wäre mega... ansonsten sehe ich es auch so, doppelte Arbeit, leider.
Also bei mir werden die Daten automatisch an das AVS bzw den Meldeschein übergeben. Ich muß nur noch Autonummer, männlich oder weiblich sowie die Kategorie also erwachsener Kind unter 7 und über 7 sowie den Hund das war es das läuft klasse und fehlerlos.
Gruß Klaus Schiemann
Das würde mich wundern, denn Smoobu hat sich mit Händen und Füßen dagegen gewehrt, eine echte Integration mit AVS zu realisieren, aber es wäre SUPER und genau das einzige, was Sinn macht. Nur so würde der online Check-in nutzen, wenn man gleichzeitig AVS nutzen will/muss. Hoffen wir, dass die Integration von AVS endlich umgesetzt wird bzw. wurde!
Bei mir werden die Daten auch direkt an AVS übertragen, MEGA!
Was wird denn genau übertragen und wie funktioniert das? Nach letzter Information von Smoobu wird nur der Hauptgast übernommen. Alle zusätzlichen Daten, wie z. B. Geburtsdatum, Ausweisnr. etc. sowie sämtliche weiteren Gäste müssen von Hand übertragen werden. Das wäre extrem umständlich, weil die Gäste beim AVS Pre-Checkin deren Daten komplett eintragen können und ich dann nur noch den "Meldeschein erstellen" muss.
Ich wäre positiv überrascht, wenn AVS auf einmal auch mit dem Smoobu Online Checkin synchronisiert würde, weil sich Smoobu wirklich mit aller Gewalt dagegen gewehrt hat. Deshalb habe ich eben nochmals ein Ticket erstellt und erneut nachgefragt, ob es jetzt doch eine Synchronisation gibt.
Es wird alles übernommen was der Gast eingibt. Im Grunde muss nur die Kategorie eingetragen werden ob männlich oder weiblich und eventuelle Hunde. Das wars. Ich finde es sehr hilfreich. Danke dafür.
Schön wäre noch Kfz Kennzeichen und Hund 🐕
OK, wir setzen nun auch den Online Check-In für Gäste ein und es wird TEILWEISE mit AVS synchronisiert.
Was nicht funktioniert ist die Umwandlung von Geschlecht => Herr/Frau. Dadurch muss jeder einzelne Gast nochmals bearbeitet werden. Schade! Das könnte man mit einfachsten Mitteln sehr viel besser machen und tatsächlich den Aufwand bei JEDER Meldescheinerstellung erheblich reduzieren.
Ebenfalls ist es nicht möglich, die Ausweisnummer nur bei "nicht deutscher Staatsbürgerschaft" abzufragen. Das entspricht 100,0% dem deutschen Meldegesetz und hat mit AVS oder gar regionalen Unterschieden überhaupt nichts zu tun. Jede andere Behauptung wäre eine Ausrede. Auch hier wäre es so einfach, die Integration mit geringstem Aufwand sehr viel besser zu machen. Leider scheint es unmöglich, damit zu Smoobu durchzudringen.
Was gut und definitiv besser als bei AVS gemacht wurde, ist die Auswahl unterschiedlicher Sprachen - statt nur Deutsch, wie bei AVS. Leider mangelt es auch hier an der Bereitschaft, Verbesserungen mit kleinstem Aufwand zu erzielen, indem man den Gast online selbst die Sprache umstellen ließe. Wenn ich also Deutsch + Englisch anbiete, wobei Englisch die Hauptsprache wäre, wird z. B. einem Polen, Tschechen, Slowaken usw. (nur) Englisch angezeigt, obwohl diese häufig außer dessen Muttersprache auch ganz gut Deutsch, aber kein Englisch verstehen.
Diese teilweise, aber nicht zu Ende gedachte Integration von AVS ist trotzdem ein Vorteil, weil wir jetzt direkt mit der Buchungsbestätigung und 100% automatisiert auch den individuellen Link zum online Checkin verschicken können. Wir werden den online Checkin als weiterhin nutzen und darauf hoffen, dass o. g. Verbesserungen doch noch realisiert werden. Gerade bei einem Start-up würden wir uns hier ein offenes Ohr und etwas mehr Kundenorientierung und Flexibilität wünschen. Allerdings gibt es auch viele andere gute Funktionen und Verbesserungen, sodass diese Kritik nur einen kleinen Teilbereich betrifft.
Ich habe von der Gemeinde einen Meldeschein-Nummernkreis bekommen. Kann man diesen hinterlegen, damit er automatisch bei jedem Online Check-in hinzugefügt wird?
Werden die Daten dann automatisch an Feratel (Webclient) geschickt, sofern man natürlich die Verbindung mit Feratel hergestellt hat?
Eine große Bitte ans Smoobu Team: Der Online-Checkin funktioniert so weit gut, die Gäste füllen ihn meistens aus. Meistens fehlt aber das eine oder andere Feld, z.b. Email, oder Geburtsdatum. Es wäre SEHR hilfreich, wenn die Felder standardmässig als "verpflichtend" eingestellt sind (bedeutet, man kann nicht unausgefüllt abschicken), oder wenn ich beim Einrichten per checkbox angeben kann, ob ein Feld verpflichtend ist. (so wie bspw. bei google forms)
Wäre das möglich, liebes Smoobu Team?
Schon vor 1 Jahr geschrieben, leider nie eine Antwort bekommen.
Hallo Margret, ich hatte in der letzten Zeit auch so meine Probleme mit dem Smoobu Online CheckIn. Ich habe einen neuen Nummernrange bei Feratel bekommen und dann hat nichts mehr funktioniert. Bis dahin funktionierte es gut.
Seitdem schicke ich meinen Gästen den Link vom Pre-CheckIn von Feratel - und das funktioniert einwandfrei. Falls deine Gemeinde auch das Feratel verwendet, wäre das für dich eine super Alternative. Elektronisches Meldewesen - Lösung für den Tourismus (feratel.at)
Mein Sohn ist Programmierer, und er meinte, das Team könnte so was in ein paar Stunden lösen, einfach die Option Pflichtfelder fest zu legen, ohne deren ausfüllen das Dokument nicht abgeschickt werden kann. Viele Dank trotzdem für den link, vielleicht frag ich da mal meine Gemeinde.
Offensichtlich hat Smoobu keinerlei Interesse, selbst mit geringstem Aufwand die gröbsten Fehler auszumerzen.
Land, Nationalität und Geschlecht/Anrede werden nach wie vor falsch bzw. überhaupt nicht übernommen und dadurch muss tatsächlich JEDER EINZELNE Gast nochmals von Hand umständlich bearbeitet werden.
Sehr schade, dass diese Fehler seit Jahren nicht korrigiert werden, obwohl es ein minimaler Aufwand und eine große Zeitersparnis wäre.
Hilfreich wäre auch noch eine Voreinstellung für die Kategorie (z. B. "Erwachsene"), die bei uns auf 99% der Gäste zutrifft und heute ebenfalls für jeden einzelnen Gast manuell geändert werden muss.
Bei mir muss folgendes meistens bearbeitet/ ergänzt werden:
Wie gesagt, wenn ich bei den Feldern (speziell auch bei den benutzerdefinierten angeben könnte, ob etwas ein Pflichtfeld ist. Es wäre schon ne Hilfe, wenn ALLE benutzerdefinierten Felder Pflichtfelder sind. Bei Google Forms schaut das z.b. so aus, ein einfacher Schalter:
So in der Art könnte es aussiehen (Einstellungen -> Online-Checkin:
Wozu brauchen Sie z. B. Geburtsdatum, Adresse und Beruf von jedem einzelnen Gast (zudem als Pflichtfeld)? Diese Abfrage würde ich wegen "Datenschutz" sogar eher kritisch sehen, da es vom Meldegesetz nicht verlangt wird und in §30 sogar steht "Die Meldescheine enthalten... ausschließlich folgende Daten..."
https://www.buzer.de/29_BMG.htm
https://www.buzer.de/30_BMG.htm
Abgesehen vom Hauptgast, brauchen Sie die Anzahl der Gäste, deren Nationalität und (nur) bei ausländischer Nationalität auch Reisepass- oder Ausweisnummer sowie ggf. das Geburtsdatum der Minderjährigen z. B. zur Feststellung der Kategorie für die Kurtaxe.
Alle nicht erforderlichen Daten sollten Sie nur freiwillig oder besser gar nicht abfragen. Das sind jedenfalls meine Erfahrungen :-)
@Rico Anderer Das Ferienhaus befindet sich in Österreich und muss sich deshalb an die Österreichische Gesetzlage halten. https://www.oesterreich.gv.at/themen/freizeit_und_strassenverkehr/reisen_und_ferien/7/Seite.2960407.html
Das System (Feratel Meldeclient) verlangt genau nach diesen Daten, darauf habe ich keinen Einfluss.
Bei uns im Bregenzerwald (Österreich) ist das Geburtsdatum von allen Gästen ein Pflichtfeld, weil im Sommer die gratis Bregenzerwald-Card ausgegeben wird und da wird zwischen Kindern und Erwachsenen unterschieden.
Margret Hammerle - wie gesagt, ich kann dir nur empfehlen, dass du den Pre-CheckIn von Feratel verwendest. Dort bestimmt deine Gemeinde, welche Felder Pflichtfelder sind und du bist immer auf der sicheren Seite. Du schickst den Gästen genauso einen Link, wie bisher. Und bekommst auch per Mail eine Benachrichtigung, sobald der Pre-Checkin gemacht wurde.
So kannst du den Smoobu Check-In umgehen - sobald du einen neuen Nummernkreis bekommen solltest, wie ich, gehts eh nicht mehr. zB. bei Easybooking kann der Nummernkreis verwaltet werden - bei Smoobu gehts nicht, das ist eben das Problem. Ich habe auch Programmierkenntnisse und habe Smoobu auch einen Lösungsvorschlag geschickt, welcher ignoriert wurde.
Beispiel: Feratel MELDEWESEN (muehlviertel-almfreistadt.at) ab Seite 12
Aha, OK. Umso wichtiger wäre in der Tat eine zusätzliche Option "Pflichtfeld" bei jedem einzelnen Feld. Schade, dass Smoobu bisher nicht auf diese eigentlich sehr einfach umzusetzenden Anforderungen eingeht. Für uns wäre diese Unterscheidung auch sehr hilfreich, wobei noch wichtiger wäre, dass die Eingaben (z. B. Land, Nationalität und Anrede/Geschlecht) überhaupt richtig übernommen würden und nicht falsche Daten von Smoobu erzeugt werden.
Smoobu, ihr habt hier haufenweise Vorschläge zur Verbesserung. Bitte meldet euch direkt
Hallo Smoobu, gibt es hier ein Update?
Land, Nationalität und Geschlecht/Anrede werden nach wie vor falsch bzw. überhaupt nicht übernommen und dadurch muss tatsächlich JEDER EINZELNE Gast nochmals von Hand umständlich bearbeitet werden.
Sehr schade, dass diese Fehler seit Jahren nicht korrigiert werden, obwohl es ein minimaler Aufwand und eine große Zeitersparnis wäre.
Hilfreich wäre auch noch eine Voreinstellung für die Kategorie (z. B. "Erwachsene"), die bei uns auf 99% der Gäste zutrifft und heute ebenfalls für jeden einzelnen Gast manuell geändert werden muss.
Liebe Margret, ich würde mir hier keine allzugroßen Hoffnungen machen, dass das irgendwann geändert wird. Der Aufwand ist sicher nicht groß, aber sie haben sonst noch genügend Baustellen. Ich kann dir echt nur empfehlen, wenn bei euch Feratel verwendet wird, es direkt über Feratel zu machen. Das funktioniert einwandfrei. Schöne Grüße aus dem Bregenzerwald, Marisa
Zum Online-Checkin:
Ich habe den Fall das die Gastdaten nicht vollständig ausgefüllt wurden. Nun muss (im besten Fall) das Formular komplett neu ausgefüllt und abgesendet werden.
Problem: Die Gäste können das Formular nicht erneut aufrufen obwohl es erst vor 24h erstellt wurde. Fehlermeldung: Link nicht gefunden oder abgelaufen
Das Formular sollte lt. Beschreibung aber 30 tage gültig sein.
Wie geht man vor um doch noch alle Gästedaten vollständig zu eerhalten?
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