Guía: Configurar el Check-in Online de huéspedes

Check-in en línea para los huéspedes

Con el fin de hacer la vida más fácil para los propietarios de alquileres vacacionales, Smoobu ha desarrollado una nueva característica: check-in en línea. A menudo, para las instituciones gubernamentales, la policía o para eventos oficiales, se deben recopilar datos de los huéspedes que van más allá del proceso normal de reserva. Por ejemplo, la fecha de nacimiento o nacionalidad.

Ahora es fácil solicitar automáticamente datos a tus huéspedes, incluso antes de que lleguen. Evitando la molestia de rellenar el papeleo en el alojamiento.

Gracias a la nueva función Check-In Online en Smoobu, la recopilación de datos de registro o el check-in en línea se puede hacer rápidamente. Por supuesto, todo esto es encriptado y totalmente seguro contra el acceso por parte de terceros. Aquí aprenderás cómo proceder.

¿Cómo funciona la función "Check-In Online"?

 Paso 1: ¿Qué datos se recopilan? 

El primer paso es definir qué datos de tus huéspedes quieres consultar. Ve en Smoobu Ajustes -> Check-in online.

Puedes diferenciar aquí entre el huésped principal y los huéspedes adicionales.  

Si necesitas consultar otra información, como por ejemplo medio de transporte en el que arriban los huéspedes, puedes añadir un campo. Haz clic en 'Añadir campo editable' y añade el título del campo a solicitar y una sugerencia de posibles respuestas.

Por ejemplo, si quieres solicitar medio de transporte por el que arriban tus huéspedes a la ciudad, podrías hacerlo así:

En la parte inferior titulada Descripción, especifica el texto que debería aparecer en la página del formulario. Te mostramos un ejemplo: Estimado Huésped, Esperamos su visita con nosotros. Para prepararse para su estadía, amablemente le solicitamos que complete el formulario de check-in online y que nos lo envíe. Gracias por su esfuerzo. Tu familia XY 

Paso 2: Preparar el envío 

Ahora puedes proporcionarle al huésped el enlace para el check-in en línea. Para esto, debes crear una plantilla de mensaje. Puedes escribir un texto individual para tu huésped y luego guardar la plantilla. 

Ve a Ajustes -> Comunicación y haz clic en Crear mensaje. Personaliza tu mensaje y - IMPORTANTE - pega el marcador de posición [OnlineCheckInLink] en tu plantilla de correo. Especifica si deseas enviarlo manualmente o selecciona "Enviar automáticamente" y define el período de tiempo. Por ejemplo, 4 días antes de la llegada. 

Más instrucciones acerca de cómo crear plantillas de mensaje

Paso 3: Enviar el correo

Si has elegido el envío automático en el paso 2, puedes sentarte y esperar la respuesta de tu huésped. 

Si prefieres un envío manual, busca la reserva en el Panorama o en la lista de Reservas y haz clic sobre la reserva. Haz clic en la opción "Enviar correo" y selecciona la plantilla de correo apropiada. Si lo necesitas, puedes adaptar este correo aquí nuevamente. Más información acerca de cómo enviar mensajes

Paso 4: Esperando al huésped y la notificación 

Tu huésped ahora solo tiene que completar el formulario y enviártelo presionando un botón. Tan pronto como lo haga, recibirás una notificación por correo electrónico de nuestra parte. 

Paso 5: Descargar datos de check-in 

A partir de ahora, puedes acceder a los datos a través del menú al lado de la reserva, editar o descargar como archivo TXT. 

Consejos adicionales

• Si necesitas una copia del ID de tus huéspedes, recuerda marcar en el Paso 2 la opción 'Adjuntos'
• Si requieres la firma de tus huéspedes, ahora tienes la posibilidad de marcar el campo 'Firma'
• Si quieres solicitar la aceptación de los Términos y Condiciones por esta vía, puedes utilizar la 'Descripción' del formulario para pegar el enlace a un archivo Dropbox/Google Drive que tus huéspedes puedan descargar y tras leerlo, firmar tu Check-in Online a modo de aceptación. Simplemente pega el enlace en la descripción para que tus huéspedes puedan acceder.

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