Check-in en línea para los huéspedes
Con el fin de hacer la vida más fácil para los propietarios de alquileres vacacionales, Smoobu ha desarrollado una nueva característica: check-in en línea. A menudo, para las instituciones gubernamentales, la policía o para eventos oficiales, se deben recopilar datos de los huéspedes que van más allá del proceso normal de reserva. Por ejemplo, la fecha de nacimiento o nacionalidad.
Ahora es fácil solicitar automáticamente datos a tus huéspedes, incluso antes de que lleguen. Evitando la molestia de rellenar el papeleo en el alojamiento.
Gracias a la nueva función Check-In Online en Smoobu, la recopilación de datos de registro o el check-in en línea se puede hacer rápidamente. Por supuesto, todo esto es encriptado y totalmente seguro contra el acceso por parte de terceros. Aquí aprenderás cómo proceder.
¿Cómo funciona la función "Check-In Online"?
Paso 1: ¿Qué datos se recopilan?
El primer paso es definir qué datos de tus huéspedes quieres consultar. Ve en Smoobu Ajustes -> Check-in online.
Puedes diferenciar aquí entre el huésped principal y los huéspedes adicionales.
Si necesitas consultar otra información, como por ejemplo medio de transporte en el que arriban los huéspedes, puedes añadir un campo. Haz clic en 'Añadir campo editable' y añade el título del campo a solicitar y una sugerencia de posibles respuestas.
Por ejemplo, si quieres solicitar medio de transporte por el que arriban tus huéspedes a la ciudad, podrías hacerlo así:
En la parte inferior titulada Descripción, especifica el texto que debería aparecer en la página del formulario. Te mostramos un ejemplo: Estimado Huésped, Esperamos su visita con nosotros. Para prepararse para su estadía, amablemente le solicitamos que complete el formulario de check-in online y que nos lo envíe. Gracias por su esfuerzo. Tu familia XY
Paso 2: Preparar el envío
Ahora puedes proporcionarle al huésped el enlace para el check-in en línea. Para esto, debes crear una plantilla de mensaje. Puedes escribir un texto individual para tu huésped y luego guardar la plantilla.
Ve a Ajustes -> Comunicación y haz clic en Crear mensaje. Personaliza tu mensaje y - IMPORTANTE - pega el marcador de posición [OnlineCheckInLink] en tu plantilla de correo. Especifica si deseas enviarlo manualmente o selecciona "Enviar automáticamente" y define el período de tiempo. Por ejemplo, 4 días antes de la llegada.
Más instrucciones acerca de cómo crear plantillas de mensaje
Paso 3: Enviar el correo
Si has elegido el envío automático en el paso 2, puedes sentarte y esperar la respuesta de tu huésped.
Si prefieres un envío manual, busca la reserva en el Panorama o en la lista de Reservas y haz clic sobre la reserva. Haz clic en la opción "Enviar correo" y selecciona la plantilla de correo apropiada. Si lo necesitas, puedes adaptar este correo aquí nuevamente. Más información acerca de cómo enviar mensajes
Paso 4: Esperando al huésped y la notificación
Tu huésped ahora solo tiene que completar el formulario y enviártelo presionando un botón. Tan pronto como lo haga, recibirás una notificación por correo electrónico de nuestra parte.
Paso 5: Descargar datos de check-in
A partir de ahora, puedes acceder a los datos a través del menú al lado de la reserva, editar o descargar como archivo TXT.
Consejos adicionales
- Si necesitas una copia del ID de tus huéspedes, recuerda marcar en el Paso 2 la opción 'Adjuntos'
- Si requieres la firma de tus huéspedes, ahora tienes la posibilidad de marcar el campo 'Firma'
- Si quieres solicitar la aceptación de los Términos y Condiciones por esta vía, puedes utilizar la 'Descripción' del formulario para pegar el enlace a un archivo Dropbox/Google Drive que tus huéspedes puedan descargar y tras leerlo, firmar tu Check-in Online a modo de aceptación. Simplemente pega el enlace en la descripción para que tus huéspedes puedan acceder.
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