Reglamento General de Protección de Datos y Alquiler Vacacional

El Reglamento General de Protección de Datos, o GDPR, está en boca de todos. Aunque el tema se conoce desde hace dos años, ahora se está corriendo la voz por toda la industria del alquiler vacacional, particularmente en blogs y medios de comunicación. El principal motivo es la fecha límite el 25-05-18. Esta fecha marca el final del período de transición y el comienzo de importantes sanciones.  En esta publicación explicamos breve y simplemente qué significa para los propietarios de alquileres vacacionales y qué acciones deben tomarse.

¿Qué es el Reglamento General de Protección de Datos?

Con el Reglamento General de Protección de Datos, la Unión Europea creó un marco legal uniforme para el procesamiento y almacenamiento de datos personales. La protección de datos personales es un tema importante de carácter social y comunitario. Por tanto, un reglamento europeo único es, en principio, bienvenido. Sin embargo, el RGPD completo ha abrumado a los propietarios de pequeñas empresas. Por lo tanto, nos tomamos el tiempo para explicar brevemente los puntos más importantes para nuestros clientes y propietarios interesados.

¿Qué propietarios están preocupados?

Todos ellos. Dado que cada propietario recibe datos como el nombre, la dirección u otros datos relativos a los invitados y los almacena en algún lugar de alguna forma. Pero esa fue definitivamente la pregunta más simple de todas sobre este tema.

¿Puedo almacenar información personal?

Sí. La mayoría de los propietarios solo conservan los datos necesarios para procesar la reserva. Como el nombre, los datos de contacto, la dirección de facturación ... Se incluyen en la denominada asignación, y no supone ningún problema. Solo debe tenerse en cuenta el principio de minimización de datos. Sin embargo, una recopilación de datos excesiva aporta un valor limitado al propietario de todos modos. Representa más trabajo, provoca desconfianza en los huéspedes y, por tanto, debe evitarse.
Además, si recopila otros datos para diferentes propósitos, necesita un consentimiento por separado. Por ejemplo, un boletín no se puede enviar automáticamente si el invitado no estuvo de acuerdo explícitamente.

¿Tengo que revelar qué datos almaceno y qué hago con ellos?

Sí, además de la información al principio, si se otorgó el permiso, existe un derecho explícito a la información posterior. El huésped puede exigir información, el procesamiento, la rectificación o la eliminación de datos no es un problema tan pronto como el huésped se haya ido. Los datos requeridos para la declaración de impuestos pueden, por supuesto, ser clasificados y eliminados después de la retención legal del período.
En la situación de divulgación, de alguna manera es un poco más complicado: según el GDPR, debe existir una lista de actividades de procesamiento en el lugar. Esto debería enumerar todas las acciones de procesamiento de datos. Sin embargo, solo las autoridades pueden reclamarlo. Esto no debería suceder demasiado rápido y con tanta frecuencia para las pequeñas empresas. Hay muchas plantillas gratuitas en Internet.

¿Puedo compartir información personal?

No. Aunque, una excepción son los proveedores de servicios como Smoobu. Para tales casos, se realiza un contrato de procesamiento de datos, que se concluye con cada cliente al que se puede acceder en nuestro software en formato digital. Si hay otros proveedores de servicios, se debe hacer un contrato con ellos.

¿Tengo que adaptar mi propia página web?

Sí, si la política de privacidad anterior no considera todos los puntos. Recomendamos mantener la impresión con cuidado y ajustar si es necesario su política de privacidad. En su política de privacidad, debe mencionar a Smoobu como procesador de la siguiente manera:

Uso de datos

Para realizar una reserva, debe proporcionar sus datos de contacto. Debe ingresar los datos de contacto específicos (especifique los campos obligatorios aquí), así como los datos relacionados con la reserva (por ejemplo, período de estadía). También guardamos la fecha y hora de su reserva. La información adicional (especifique campos opcionales aquí) no es obligatoria.

La información que proporciona en nuestro sitio web, incluidas las notas, es información de identificación personal y es procesada y utilizada por nosotros para garantizar el procesamiento de la reserva y la prestación del servicio solicitado. También utilizamos sus datos para proporcionarle información relevante para la reserva o durante la estancia. Los datos personales recopilados cuando se realiza la reserva se enviarán a los siguientes terceros:
Smoobu GmbH - Smoobu.com es un software para propietarios de alquileres
Pappelallee 78/79,

10437 Berlin
Germany
Enlace a la política de privacidad de Smoobu: https://www.smoobu.com/en/privacy-policy/

¿Necesito un delegado de protección de datos?

No, normalmente no. A menos que la empresa tenga más de 10 empleados, lo que debería aplicarse a unos pocos propietarios. Si tiene dudas sobre si necesita un delegado de protección de datos, consulte a un asesor experto.

¿El uso de Smoobu cumple con el GDPR?

Sí, como empresa alemana, la protección de datos siempre ha jugado un papel importante y haremos todo lo posible para satisfacer esta demanda también en el futuro. En consecuencia, para nosotros el RGPD es más que una ley, es una necesidad para nuestra imagen. Dado que recopilamos todas las reservas de todos los portales de reservas, Smoobu es el lugar ideal y único para los datos de los huéspedes para la mayoría de los propietarios. Somos conscientes de la responsabilidad que representa y protegeremos esta información en la medida de lo posible.

¿Hay algo más a considerar?

Seguramente. El Reglamento General de Protección de Datos Completo tiene 260 páginas. Si quieres leerlo, puedes  descargarlo aquí . He tratado de ser lo más breve y comprensible posible. Por supuesto, no puedo entrar en todas las secciones en detalle. Esta contribución de ninguna manera puede reemplazar el asesoramiento legal y no debe entenderse como tal. En la web puedes encontrar infinidad de abogados, consultores y empresas especializadas en este asesoramiento legal. Las Cámaras de Comercio e Industria locales ofrecen a menudo el asesoramiento adecuado. Puede resultar útil buscar este tipo de asesoramiento.

Si aún no usa Smoobu, puede registrarse  aquí  de forma gratuita y sin compromiso. Si tiene experiencia, comentarios y observaciones, espero sus comentarios.