Come inviare email automatiche agli ospiti alla prenotazione, all'arrivo o alla partenza e ad un orario preciso

Rendi la comunicazione semplice. Segui qui le istruzioni per:

• Creare messaggi automatici / e-mail
• Invia messaggi manuali ai tuoi ospiti.

Usa i nostri modelli di Smoobu o crea il tuo messaggio da zero.

Come creare modelli di messaggi automatici?
Passo 1: Vai alla sezione Comunicazione

 Clicca su “Impostazioni” → “Comunicazione”

Passo 2: Crea il tuo indirizzo e-mail di Smoobu

Crea il tuo indirizzo e-mail di Smoobu. Per esempio: [e-mail]. Salva.

Crearne uno ti aiuterà a unificare la tua messaggistica. Se non crei un indirizzo Smoobu, le e-mail saranno inviate dall'indirizzo e-mail del tuo account Smoobu. Tuttavia, le risposte non saranno ricevute in Smoobu.

Passo 3: Creare i modelli di messaggio

Clicca su 'Crea' per iniziare a scrivere il tuo modello di messaggio. 

Ci saranno due opzioni:

Utilizzare un modello precompilato di Smoobu. Ti offriamo alcune idee che puoi usare come messaggio base e poi adattarlo a tuo piacimento. Altrimenti crea il tuo messaggio da zero.

Ora puoi iniziare a creare il tuo messaggio.

Ricordati che se vuoi che il sistema cambi in automatico i dati dell´ospite (nome, data di arrivo, email...) dovrai inserire i placeholders ovvero le parole tra le parentesi quadre a destra della pagina per esempio Ospite: [guestName] etc.

Per esempio, se includi [arrivalDate] nel tuo messaggio, Smoobu lo sostituirà in seguito con la data di arrivo di ogni singola prenotazione come 11/06/2021.

Raccomandiamo di scrivere il messaggio originale nella lingua più usata dai tuoi ospiti (lingua principale /default solitamente inglese) e di creare tutte le traduzioni di questo messaggio di cui hai bisogno. 

Oggetto: titolo del messaggio
Testo: corpo del messaggio
Proprietà: indicare per quali unità si applica questo messaggio
Canali: indicare i canali su cui le prenotazioni effettuate ricevere questo messaggio
Destinatario: la persona che riceve il messaggio: Ospite, indirizzo email del proprietario (te stesso) o destinatario (una terza parte). Aggiungi qualcuno in Cc o Bcc.
Aggiungi fattura: nel caso in cui desideri aggiungere una fattura, seleziona la casella. 
Affinché la mail venga inviata, la fattura deve essere stata creata in anticipo. Inoltre, l'indirizzo @host.smoobu.com deve essere usato per allegare la fattura.
Inviare automaticamente? Seleziona la casella se desideri che Smoobu invii automaticamente questo messaggio. Puoi selezionare quando vuoi che il messaggio venga inviato, l'orario etc.

Nota: Le email sono inviate anche se "il trigger è nel passato" in questo modo i tuoi messaggi sono inviati anche per le prenotazioni dell'ultimo momento/ last minute.
Importante: il messaggio sarà inviato al momento della prenotazione - indipendentemente dall'orario programmato.

Salva. Dopo aver salvato sarai reindirizzato alla tua lista di modelli.

Un consiglio per inviare (in particolare) messaggi di conferma di prenotazione 

Se desideri inviare un messaggio automatico all'ospite subito dopo che la prenotazione è stata fatta/confermata, considera di usare questa specifica impostazione:

Per il messaggio di conferma di prenotazione, l'ideale sarebbe che l'invio parta il prima possibile - per questo il campo "Orario" viene lasciato su "Select Time". Significa che non viene selezionata un'ora esatta di invio ma inviata subito. Questo vale solo per questo modello specifico di Conferma prenotazione.

Per tutti gli altri modelli, è meglio scegliere un'orario!

Inviare messaggi manualmente 

Passo 1: Individuare la prenotazione

Vai su Prenotazioni o dalla Scrivania cerca una prenotazione

Passo 2: Vai ai Dettagli della prenotazione

Clicca sul nome dell'ospite della prenotazione - Dettagli.

Passo 3: Selezionare un modello o scrivere un messaggio

Vai su Cronologia messaggi e seleziona un modello o scrivi un nuovo messaggio da zero.

Buon lavoro!