Come automatizzare l'invio delle ricevute

È possibile creare una ricevuta come documento PDF tramite Smoobu e inviarla "semi-automaticamente" ai clienti via e-mail.

Abbiamo scritto "semi-automatico" perché è comunque necessario prima creare la ricevuta e solo dopo averla creata è possibile inviarla automaticamente.

Per inviarla in automatico, si deve creare una modello d'email specifico per l'invio delle ricevute ed è necessario spuntare la casella "Aggiungi ricevuta", come mostra qui:

Questa ricevuta non può essere inviata contemporaneamente alla conferma della prenotazione, perché bisogna crearla prima cliccando nei dettagli della prenotazione. Ad esempio si può impostare di inviare questo modello d'email con il PDF un giorno dopo la conferma della prenotazione.

Esempio: la fattura non è ancora stata creata:

Esempio: la fattura è stata creata

Cliccando su "Aggiungi Ricevuta", l'email non viene comunque inviata fino a quando non è stata creata la ricevuta.

ATTENZIONE: Si suggerisce di attivare questo modello di ricevuta solo per le prenotazioni dirette e le prenotazioni fatte sul sito web, perché i portali fanno si occupano loro dei pagamenti.

3.) informazione importante:

Se arriva una prenotazione dal tuo sito web e tu offri ai tuoi clienti il pagamento dell'acconto e del saldo, l'importo dell'acconto viene generato automaticamente tramite il placeholder. Questo NON avviene per le prenotazioni dirette: quando si inserisce una prenotazione, si deve inserire l'importo dell'acconto manualmente nei dettagli della prenotazione.

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Ecco un modello d'email per un invio automatico della fattura tramite email. Puoi usare il modello seguente se offri ai clienti il pagamento suddiviso tra acconto e saldo. Puoi copiare il testo e incollarlo nel tuo modello di email e ovviamente anche modificarlo per adattarlo alle tue necessità:

Ciao [guestName],

grazie mille per aver prenotato con noi! Non vediamo l'ora di darti il benvenuto nel nostro [apartment].

Periodo di prenotazione: Dal [arrivalDate] fino al [departureDate].

Numero di persone: [persons]

Pernottamento

Appartamento Numero di persone Prezzo totale

[apartment] per [persons] persone [price]€ IVA inclusa.

Si prega fare il bonifico dell'acconto di [prepayment] € - sotto indicazione del nome dell'appartamento - entro 4 giorni sul seguente conto corrente:

Banca:
Titolare del conto:
IBAN:
BIC:

Si prega di fare il bonifico del saldo [rest] -sotto indicazione del nome dell'appartamento-, fino a 4 settimane prima dell'arrivo.

Se l'arrivo è previsto in un tempo inferiore a 4 settimane, il pagamento completo deve essere effettuato entro 4 giorni dopo la prenotazione.

Attendiamo con ansia la vostra visita. Saluti e a presto!

Cordiali saluti
[nomeNome] [cognome]

Ecco come funziona il placeholder [rest]:

Questo placeholder calcola la differenza tra l'importo totale meno il pagamento dell'acconto, quindi Importo totale [price] meno acconto [prepayment] = il saldo [rest].

Qui sotto puoi vedere un esempio di come funzionano questi placeholder una volta inseriti in un modello di comunicazione automatizzata con i tuoi ospiti.

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Ecco un modello in cui l'importo totale (consigliato) deve essere pagato in una volta: