Samouczek: Skonfiguruj formularz zameldowania online

Aby ułatwić pracę właścicielom domów wakacyjnych, Smoobu opracowało nową funkcję: zameldowanie online. Często w przypadku agencji rządowych lub oficjalnych wydarzeń dane gości, które muszą zostać zebrane, wykraczają poza normalny proces rezerwacji. Na przykład data urodzenia lub obywatelstwo.

Teraz możesz łatwo automatycznie poprosić gości o te dane , nawet zanim przyjadą. Żadnego uciążliwego wypełniania dokumentów na miejscu! Następnie możesz pobrać dane gości ze Smoobu.

Dzięki nowej funkcji „Online Check-In” w Smoobu, zbieranie danych rejestracyjnych lub zameldowanie może odbywać się szybko. Oczywiście wszystko jest szyfrowane i zabezpieczone przed dostępem osób trzecich. Tutaj dowiesz się, jak skonfigurować swój formularz. 

Jak działa funkcja „Zameldowanie online”?

Krok 1: Jakie dane są zbierane?

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie o jakie dane swoich gości chcesz poprosić. Przejdź do Smoobu Settings / Online Check-in.

Tutaj można rozróżnić Gościa głównego i Gości dodatkowych.

Aby włączyć formularz odprawy, wystarczy nacisnąć podświetlony poniżej przycisk:

Jeśli chcesz poprosić o inne informacje, takie jak środek transportu, którym przybędą goście, możesz dodać pole niestandardowe. Kliknij „ Dodaj pole niestandardowe ”, aby dodać tytuł pola.

Na dole formularza znajduje się miejsce na podpis elektroniczny (jeśli zaznaczono pole „Podpis”)

Na przykład, jeśli chcesz zamówić środek transportu dla swoich gości do miasta, możesz to zrobić w następujący sposób:

Na dole, w sekcji Opis, określ tekst, który powinien pojawić się na stronie formularza. Na przykład:

Szanowni Państwo,

Czekamy na Państwa wizytę. Aby przygotować się na pobyt, uprzejmie prosimy o wypełnienie formularza meldunkowego online i przesłanie go do nas.

Serdeczne pozdrowienia,

Wasz Gospodarz

Aby włączyć formularz zameldowania, wystarczy nacisnąć podświetlony poniżej przycisk:

Krok 2: Przygotuj komunikację e-mail

Teraz jesteś gotowy, aby udostępnić Twojemu gościowi link do zameldowania online. Powinieneś napisać szablon wiadomości i go zapisać. 

Prawdopodobnie znasz już nową funkcję Smoobu. Przejdź do Ustawienia / Komunikacja i kliknij Utwórz wiadomość.

Przejdź do Ustawień / Komunikacja i kliknij Utwórz wiadomość.

Spersonalizuj swoją wiadomość i – WAŻNE – wklej symbol zastępczy [OnlineCheckInLink] do szablonu wiadomości e-mail. 

Formularz odprawy online Miejsca zastępcze dla wszystkich dostępnych języków
Domyślny: [onlineCheckInLink]
Angielski: [onlineCheckInLinkEN]
Niemiecki: [onlineCheckInLinkDE]
Włoski: [onlineCheckInLinkIT]
Holenderski: [onlineCheckInLinkNL]
Hiszpański: [onlineCheckInLinkES]
Francuski: [onlineCheckInLinkFR]
Portugalski: [onlineCheckInLinkPT]

Następnie określ, czy chcesz wysłać go ręcznie, czy wybrać „Wyślij automatycznie” i ustaw okres czasu. Na przykład 4 dni przed przybyciem. 

Przeczytaj szczegółowe instrukcje tutaj

Krok 3: Wyślij wiadomość

Jeśli w kroku 2 wybrałeś opcję automatycznego wysyłania, możesz spokojnie czekać na odpowiedź gościa. 

Jeśli wolisz ręczne przesłanie, poszukaj rezerwacji w Kokpicie lub na liście rezerwacji. Kliknij opcję „Wyślij maila” i wybierz odpowiedni szablon maila. Możesz ponownie dostosować ten e-mail tutaj. Więcej informacji o wysyłaniu wiadomości

 

Krok 4: Oczekiwanie na gościa i powiadomienie

Twój gość musi jedynie wypełnić formularz i przesłać Ci informacje. Gdy tylko to zrobi, otrzymasz od nas powiadomienie e-mail.

 

Krok 5: Pobierz dane dotyczące zameldowania

Znajdź rezerwację i uzyskaj dostęp do jej szczegółów.  Możesz uzyskać dostęp do danych, edytować je lub pobrać jako plik TXT lub PDF.

Jak mogę dodać hiperłącze URL do mojego Regulaminu?

Po pierwsze, pamiętaj, że tekst Regulaminu musi być umieszczony na stronie zewnętrznej, co oznacza, że ​​najpierw musi istnieć. 

Następnie możesz utworzyć hiperłącze do strony odprawy online w następujący sposób:

Skopiuj i wklej poniższy kod do opisu formularza odprawy online i zamień słowo ADDLINK na własny link URL.

<p><a href="ADDLINK" style="letter-spacing:.2px;background-color:rgb(255,255,255);font-size:1rem;">Link do Warunków i Postanowień</a><br /></p>

W Twoim Formularzu Odprawy Online będzie to wyglądać następująco:

Jak mogę zobaczyć, jak wygląda formularz z perspektywy Gościa?

Otwórz szczegóły rezerwacji dowolnej rezerwacji

Przewiń do Online check-in i skopiuj link, wklejając go do nowej karty. Każda rezerwacja ma unikalny adres URL:

Wygaśnięcie łącza do odprawy online

Link wygasa po dodaniu informacji, jednak możliwe jest wygenerowanie nowego linku na wypadek, gdybyś potrzebował aktualizacji. 

Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, wyślij nowy link. 

Znajdź rezerwację, kliknij Szczegóły

Znajdź nowy link URL w sekcji Odprawa online

Wyślij ten nowy link gościowi, aby poprosić o dodatkowe informacje.

Dodatkowe wskazówki

• Jeśli potrzebujesz kopii dokumentów tożsamości swoich gości , pamiętaj o zaznaczeniu opcji „Załączniki” w kroku 2
• Jeśli wymagasz podpisu od swoich gości, możesz teraz zaznaczyć pole „Podpis”
• Jeśli chcesz poprosić o akceptację Warunków i Postanowień za pośrednictwem formularza Online Check-in, możesz użyć sekcji „Opis”, aby wkleić link do pliku Dropbox/Google Drive. Twoi goście mogą go pobrać i po przeczytaniu podpisać Online Check-in jako akceptację. Po prostu wklej link do opisu, aby Twoi goście mogli uzyskać do niego dostęp.

Sugerowane artykuły

Formularz zameldowania online, który muszą wypełnić goście