Oft wird die Zahlungsabwicklung für deine Ferienwohnungen von den Buchungsportalen wie Booking.com, Expedia, Airbnb oder Fewo-Direkt übernommen. Häufig müssen aber Rechnungen erstellt werden, insbesondere bei Direktbuchungen oder wenn die Zahlungen selbst abgewickelt werden müssen, verlangen deine Gäste nach einer Rechnung.
Standard-Rechnungsformat für Rechnungen deiner Ferienunterkunft definieren
Zunächst legst du mit Hilfe von Smoobu eine Rechnungsvorlage an. Hier kannst du verschiedene Dinge als Standard definieren. Dazu gehört Folgendes:
- Rechnungssteller und Absenderadresse
- Rechnungsnummernformat
- Fälligkeitsdatum
- Standard Steuersatz (auch Kleinunternehmerreglung möglich)
- Footer
- Standardnotizen
- Zahlungsmöglichkeiten
- Direkte Zahlungslinks
- etc.
Deine Standardeinstellungen werden für alle Rechnungen übernommen. Du kannst diese aber auch vor dem Versand nochmal anpassen. Auch wird beispielsweise die Buchung als Standardposten übernommen. Du kannst aber auch weitere Posten - sogar mit anderem Steuersatz - hinzufügen.
Wie werden die Rechnungen erstellt?
Wie können Rechnungen versendet werden?
Du kannst bei deinen Nachrichtenvorlagen deine Rechnungen mit anhängen. Einfach auf Rechnung anhängen klicken und schon wird das von dir erstellte PDF-Dokument an die Mail angehängt und deinem Gast zur Verfügung gestellt. Du kannst diese Mails dann automatisiert versenden oder alternativ auch als Vorlage beim manuellen Nachrichtenversand nutzen. Denke nur daran, dass die Rechnung vor dem Versandzeitpunkt erstellt worden sein muss.Um sicherzugehen, dass die Rechnung auch bei dem Gast ankommt, nutze die virtuelle Smoobu E-Mailadresse mit xyz@host.smoobu.com
Schritt für Schritt: Wie erstelle ich eine Rechnung bzw. eine Rechnungsvorschau
Kann ich die Rechnung individualisieren?
Abgesehen von den Einstellungen wie z.B. Rechnungssteller, Rechnungsnummernformat etc. kannst du dein eigenes Logo hochladen und dadurch deinen Rechnungen, deinem Markenauftritt anpassen. Zudem hast du die Möglichkeit deinen individuellen Text in die Rechnungen einzufügen und den Footer nach deinen Vorstellungen zu definieren.
Kann ich eine eigene Rechnungsnummer erstellen?
Ja, das kannst du. Unser System erstellt seine Rechnungsnummern fortlaufend und beginnt mit der 1 als erste Rechnungsnummer. Die nächste Rechnung wird automatisch mit der Nummer 2 versehen und so weiter.
Du kannst die Rechnungsnummer jederzeit zurücksetzen. Du musst einfach bei der nächsten Rechnung wieder die 1 als Rechnungsnummer eintragen und das System beginnt fortlaufend die nächsten Rechnungsnummern zu generieren.
Allerdings arbeitet unser Rechnungssystem nur mit Ziffern. Solltest du also mit einem eigenen Rechnungsnummernkreis arbeiten wollen, so sollte dieser nur aus Ziffern bestehen. Sobald du einen Buchstaben hinzufügst oder eine Leerstelle bzw. Bindestrich, funktioniert die fortlaufende Erstellung der Rechnungsnummern nicht mehr. Du müsstest dann bei jeder Rechnung die nächste Rechnungsnummer manuell eintragen.
Wie läuft die Zahlung ab?
Deine Zahlungsinformationen findet der Gast im Footer der Rechnung (sofern du sie dort eingetragen hast) und er kann eine Überweisung nach deinen Angaben durchführen. Du hast aber auch die Möglichkeit auf deinen Rechnungen einen Zahlungslink zu Paypal einzufügen (dafür müsstest du aber neben Paypal auch PaypalMe aktivieren). Dieser enthält automatisch den Gesamtbetrag der Rechnung und bei Zahlung ist das Geld sofort auf deinem PayPal Konto. Zahlung ist hierbei für deine Gäste auch per Kreditkarte möglich. Die Gäste deiner Ferienwohnungen werden es dir danken.
Kommentare
19 Kommentare
mir fehlt die Firma auf der Rechnung.
Das Programm wird immer besser!!
Kann ich die Rechnungssummeteien, z.B 25% Anzahung nach7 Tagen und den Rest 10 Tage vor Reiseantritt?
Wie kann ich sehen wie die Rechnung aussieht? Möchte sie ungern an einen Kunden schicken und es selbst vorher nicht gesehen haben.
Platzhalter sind, wie bereits in den anderen Funktionen, bei dieser Anwendung längst überfällig. Sonst habe ich eine automatische Rechnung, die ich jedesmal korrigieren muss um den Gästen mitzuteilen, wie hoch die Anzahlung ist und wann welche Zahlungen fällig sind.
Hallo liebes Smoobu-Team,
zu den Rechnungen hätte folgende Verbesserungsvorschläge:
- es wäre toll, wenn es eine Ansicht über die bereits erstellten und versendeten Rechnungen gäbe
- weiteres Namensfeld für den Rechnungsempfänger... gerade bei Rechnungen an Firmen wäre dies sinnvoll. Man hat zwar die Möglichkeit alles im Namensfeld einzutragen, der Umbruch auf dem Formular ist jedoch nicht wirklich schön
- der Zeilenumbruch auf dem Formular für die Rechnungsposition sieht auch nicht sehr schön aus
- wenn die Anzahlung in den Buchungsdetails hinterlegt ist, könnte diese automatisiert als Position auf der Rechnung erscheinen
LG
Wo kann ich eintragen, wenn ein Gast gezahlt hat? So dass ich auf den ersten Blick sehen kann, welche Rechnungen noch offen sind???
Liebe Grüße
Ist es nicht möglich die Rechnungen als Excel-Tabelle darzustellen?
Liebe Grüße
oder in einer CSV-Datei darzustellen?
Liebe Grüße
Wo finde ich die Antworten zu diesen fragen? CSV RG wäre mal ein Thema
Liebe Grüße
Robér
Das Programm wird immer besser!
Kann die Rechnung ggf. zukünftig direkt nach Buchung automatisch erstellt werden und so auch automatisch versendet werden?
Herzliche Grüsse
Christine
Das oben beworbene Rechnungsnummernformat suche ich vergeblich. Wo versteckt es sich?
Liest hier noch jemand mit?
Ich kann mich den vorderen Schreibern nur anschließen. Warum kann man eine Anzahlung mit Zahlungsziel eingeben. Aber wenn man (rest) eingibt, dann erscheint nichts. Ich bin also gezwungen, eigene Rechnungen zu erstellen, damit ich die Restzahlungen eingeben kann. Das kann doch nicht sein. Vor allem, weil vor 2 Jahren dies schon moniert wurde und bis heute nichts passiert ist. Wo liegt denn da das Problem der Programmierer? Ich bin schon sehr verärgert.
Hat hier irgendjemand eventuell privat mal Antworten auf die Fragen, die hier gestellt wurden, bekommen?
Mich interessiert zB auch, ob es möglich ist, dass eine bereits über zB booking.com bezahlte Rechnung auch als bereits bezahlt angezeigt wird?
Und ob es möglich ist, mehrere Rechnungsvorlagen erstellen zu können? Sonst muss ich jedes mal eine komplett neue Rechnung schreiben, wenn der Betrag schon bezahlt worden ist.
Nein die letzten drei Jahre nicht.
Hier liest keine(r) mehr mit... Support war einmal.
Ich habe das hier schon vor 3 Jahren aufgegeben
Hallo, ich schließe mich meinen Vorredner*innen an. Es wäre sehr hilfreich, wenn:
- man Anzahlungssummen und dafür getrennte Zahlungsziele angeben könnte (XX % Anzahlung fällig bis in XX Tagen, XX % Restsumme fällig bis XX Tage vor Reiseantritt)
- man Platzhalter im gespeicherten Rechnungstext einfügen könnte
Ansonsten hat man immer noch so viele Arbeitsschritte, die einfach automatisiert laufen könnten. Gibt es hier eine Antwort oder Lösung von Smoobu?
Gerne möchte ich einen Einzahlungsschein mit Rechnungs-QR-Code als 2. Seite standardmässig bei jeder Rechnung hinterlegen. Wie kann ich das einrichten?
Falls dies nicht möglich ist, wäre es zumindest hilfreich, wenn ich den QR-Code als Bild in die Rechnungsvorlage einfügen könnte.
Die einfache Rechnung (ohne Möglichkeiten die oben genannten Punkte manuell anzupassen) entsprechen nicht den Standards für den Zahlungsverkehr für die Schweiz! Das ist sehr ärgerlich!
Bei den mittlerweile sehr hohen Kosten von Smoobu wäre es schön, wenn es zumindest von Zeit zu Zeit einige Verbesserungen geben würde!
Ich verstehe nicht warum hier alle diese Zahlungsziele auf der Rechnung haben wollen, das ist doch als Freitext in der Rechnungsmail oder Freitext in der Rechnung selbst möglich. Ich erstelle Rechnungen nur explizit wenn sich z.B ein Firmenkunde das wünscht.
Gerade wegen der verschiedenen MwSt Sätze auf Übernachtung und eventuelle Zusatzleistungen wirds bei der Rechnungsstellung ja dann gleich wieder umständlich zum verbuchen wenn beides auf einer ist. So lieber eine Rechnung für die Übernachtung und alles andere extra.
Ich habe mir auch schon überlegt das Thema Rechnungen komplett auf Lexoffice oder so outzusorcen, damit wäre es eventuell möglich das die Kunden dann Ihre korrekte Rechnugsanschrift in ein Formular hinterlegen und die Erstellung dann über eine Software die auf Rechnungsstellung ausgelegt ist übertragen wird.
Aber mal Hand aufs Herz, wir können für diese kleinen Beträge die Smoobu kostet keine Warenwirtschaft und deren Leistungsumfang erwarten. Smoobu sollte die Daten schneller laden und sein Chaos in der Datenbank mal in Ordnung bekommen. Die Basics. Rechnung ist Advenced das macht jeder selbst. An Privatkunden gibt es soweit ich weiß gar keine Pflicht eine RE auszustellen.
Wenn der Checkin noch individualisierbar wäre, wäre schon extrem viel geholfen. Aber all das was hier so sehr ins Detail geht, das erwarte ich gar nicht von einem Channelmanager.
Wenngleich es sicher Systeme für weit mehr Geld gibt, die dann komplizierter in der Anwendung sind da aber dediziert auch mehr Leistung bieten. Ich kann nur sagen mit meinen 3 virtuellen und einer realen Unterkunft ist Smoobu das unkomplizierteste das ich finden konnte.
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