Wie automatisiere ich den Rechnungsversand

Es ist möglich über Smoobu eine Rechnung als PDF-Dokument zu erstellen und diese per Email "halb-automatisch" an die Kunden zu verschicken. 

Wir haben den Begriff "halb-automatisch" gewählt, weil diese Rechnungsart nicht wirklich automatisch verschickt wird. Es ist nötig, die Rechnung erst zu drucken bzw. zu erstellen und erst dann würde sie automatisch vom System zu einem bestimmten Zeitraum verschickt werden, wenn man in der Email-Vorlage zur Rechnung "Rechnung anfügen" klickt. 

Zu beachten, ist bei dieser Variante, dass dieser Rechnungsversand nicht gleichzeitig mit der Buchungsbestätigung verschickt werden kann, da man die Rechnung ja erst in den Buchungsdetails anlegen und drucken bzw. erstellen muss. Man könnte diese PDF-Rechnung also am besten einen Tag später verschicken. 

Beispiel: Rechnung wurde noch nicht erstellt:

Beispiel: Rechnung wurde erstellt

Möchte man eine Rechnung automatisch, ohne etwas vorab tun zu müssen, gemeinsam mit der Buchungsbestätigung verschicken, kann man eine Email mit Platzhaltern erstellen. Diese wird automatisch vom System verschickt, ohne dass man etwas machen muss.

Zwei wichtige Hinweise dazu:

1.) Wichtig: Bei dieser Email-Vorlage darf nie "Rechnung anfügen" angeklickt werden, ansonsten wird sie nicht mehr verschickt. 

2.) ACHTUNG: Diese Rechnungsvorlage bitte nur für Direktbuchungen und Homepage-Buchungen aktivieren, da die Portale ihre eigene Zahlungsabwicklung machen. Sollte die Zahlungsabwicklung nicht über die Portale laufen, kann diese Rechnungs-Email-Vorlage natürlich auch genutzt werden. 

3.) Und noch ein letzter wichtiger Hinweis: Bei einer Homepage-Buchung wird der Anzahlungsbetrag automatisch generiert, d.h. wenn die automatische Email vom System verschickt wird, wird automatisch der Anzahlungsbetrag angezeigt. Bei der Direktbuchung aber nicht, da er nicht automatisch vom System generiert wird, d.h. wenn du eine Buchung einträgst, dann musst du auch in den Buchungsdetails den Anzahlungsbetrag manuell eintragen.

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Hier eine Rechnungsvorlage, die du nutzen kannst, wenn du mit Anzahlung/Restzahlung arbeitest. Du kannst den Text so übernehmen und in deine Email-Vorlage einfügen:

Guten Tag [guestName], 

wir bedanken uns für die Buchung der Ferienwohnung [apartment].

Buchungszeitraum:  [arrivalDate] bis zum [departureDate]

Anzahl Personen: [persons]

Übernachtung

Anzahl            Beschreibung                                                            Gesamtpreis

1                      [apartment] für [persons] Personen                        [price]€    inkl. MwSt.

Bitte überweisen Sie -unter Angabe der Ferienwohnung-, die Anzahlung von [prepayment]€ binnen 4 Tagen auf das folgende Konto:

Bank:
Kontoinhaber:
IBAN:
BIC:

Die Restzahlung [rest] -unter Angabe der Ferienwohnung-, ist bitte bis 4 Wochen vor Anreise fällig.

Sollte die Anreise unter 4 Wochen erfolgen, muss die komplette Zahlung binnen 4 Tagen erfolgen.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch und wünschen Ihnen bis zum Urlaub eine schöne Zeit.

Herzliche Grüße 
[firstName] [lastName]

An dieser Stelle auch der Hinweis, dass es einen Platzhalter Restzahlung: [rest] gibt. Dieser Platzhalter errechnet die Differenz zwischen Gesamtsumme minus Anzahlung, also Gesamtbetrag: [price] minus Anzahlung: [prepayment] ergibt Restzahlung: [rest].

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Und hier eine Vorlage bei welcher der Gesamtbetrag (empfohlen, da weniger Aufwand) sofort übernommen wird:

Guten Tag [guestName],

wir bedanken uns für die Buchung der Ferienwohnung [apartment].

Buchungszeitraum:  [arrivalDate] bis zum [departureDate]

Anzahl Personen: [persons]

Übernachtung

Anzahl            Beschreibung                                                            Gesamtpreis

1                      [apartment] für [persons] Personen                          [price]€    inkl. MwSt.

Bitte überweisen Sie, unter Angabe der Ferienwohnung, innerhalb von 3 Tagen den Betrag auf das folgende Konto:

Bank:
Kontoinhaber:
IBAN:
BIC:

Wir freuen uns auf Ihren Besuch und wünschen Ihnen bis zum Urlaub eine schöne Zeit.

Herzliche Grüße
[firstName] [lastName]

Wenn du nicht weißt, wie man eine automatische Email-Vorlage erstellt, dann klicke hier oder schau' dir das kurze Demo Video zur Email-Vorlagen-Erstellung an. 

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