Wie erstelle ich eine Rechnung, wenn ich mit Anzahlung/Restzahlung arbeite

Arbeitest du mit einer Vorauszahlung und ziehst dann den Restbetrag ein?

Zum Beispiel 25 % Anzahlung bei der Buchung, dann 75 % vor der Ankunft.

Wenn ja, hast du mehrere Möglichkeiten, wie du die Rechnung stellen kannst. Vielleicht verlangt der Gast aus steuerlichen oder arbeitsrechtlichen Gründen eine Rechnung pro Zahlung? In diesem Leitfaden erfährst du, wie du eine Rechnung ausstellen kannst, denn manche Gäste benötigen eine Rechnung, die ihren Transaktionen entspricht.

Wir stellen dir zwei Methoden vor, wähle diejenige aus, die du am liebsten verwendest:

EINE kombinierte Rechnung für Vorauszahlung und Saldo erstellen

ZWEI separate Rechnungen erstellen (x1 für Vorauszahlung und x1 für den Saldo)

Fangen wir also mit der Anleitung an, wie du 1, 2 (oder mehr!) Rechnungen für deine Vorauszahlung und deinen Saldo erstellst. Diese Anleitung funktioniert am besten, wenn du zuerst deine Rechnungsvorlage eingerichtet hast.

Zunächst eine Erklärung der Detailseite. Wenn du eine Buchung öffnest, gelangst du auf die Detailseite. Oben stehen der Preis (Gesamtbetrag) und der Betrag der Vorauszahlung, den du festgelegt hast. In den meisten Fällen handelt es sich um einen %-Betrag.

In diesem Beispiel wurde der Prozentsatz der Vorauszahlung im Buchungstool im Voraus auf 25 % festgelegt.

Wenn der Gast bucht, zahlt er sofort 25 % und die restlichen 75 % können auf verschiedene Arten eingezogen werden. In diesem Leitfaden findest du weitere Informationen darüber, wie du den Saldo einziehen kannst.

Machen wir weiter, denn in diesem Leitfaden geht es um die Rechnungsstellung. Suche zunächst die Buchung, die du bearbeiten möchtest. Öffne die Buchung, indem du sie anklickst und Details auswählst. Du wirst auf diese Seite weitergeleitet, auf der du einige Finanz- und Preisinformationen findest.

OPTION 1

Erstellen EINER Rechnung für x2 Zahlungen (Vorauszahlung und Restbetrag)

Suche zunächst die Buchung, mit der du arbeiten möchtest. Öffne die Buchung, indem du sie anklickst und Details auswählst, und scrolle dann nach unten zum Abschnitt Rechnungen, denn wir werden eine Rechnung erstellen.

Drücke auf die Schaltfläche +, um eine Rechnung zu erstellen.

Die Rechnung wird automatisch auf der Grundlage der Zahlungsdetails erstellt (siehe vorherige Seite). Das ist nicht das, was wir wollen, also lass es uns bearbeiten. Du kannst diese vorausgefüllten Positionen über den Papierkorb löschen.

Drücke dann auf die blaue Taste +, um neue Zeilen zu erstellen. Erstelle zwei Zeilen, eine mit dem Namen Vorauszahlung und die andere mit dem Gesamtbetrag. Benenne den Posten, wie du willst.

Tipp: Wenn du die Vorauszahlung als Minuszahl einfügst (z.B. -100,00), wird der Restbetrag automatisch berechnet!

Oder du erstellst zwei Rechnungen. Eine Rechnung für die Anzahlung und eine weitere Rechnung für die Restzahlung. 

Wenn du als Zahlungsmethode zusätzlich eine Zahlung per Stripe (Kreditkartenzahlung) oder Paypal anbietest, wird bei der Buchung nur die Anzahlung von Zahlungsanbieter abgebucht. Die Restzahlung muss von dir eingenommen werden. Das kannst du machen, indem du eine Rechnung nur für den Restbetrag ausstellst und die Anzahlung vom Gesamtbetrag abziehst. 

Dann kannst du die Rechnung speichern, indem du auf Erstellen oder Erstellen und Senden klickst.

OPTION 2

ZWEI separate Rechnungen erstellen (1 für die Vorauszahlung und 1 für den Restbetrag)

Öffne die Buchung, indem du sie anklickst, Details auswählst und zum Abschnitt Rechnungen herunterscrollst.

Drücke auf die Schaltfläche +, um eine Rechnung zu erstellen.

Lösche alle Einzelposten und ersetze sie durch den Betrag der Vorauszahlung. Du kannst diese Rechnung speichern, indem du auf Erstellen oder Erstellen und Senden klickst.

Gehe dann zurück zur Detailseite und erstelle wieder eine neue Rechnung, indem du auf + klickst.

Lösche die automatischen Positionen und füge deine eigenen hinzu. Diesmal wird es eine Rechnung sein, in der du die Zahlung des Restsaldos forderst. Erstelle eine Position für den Betrag des Preises abzüglich der Vorauszahlung.

Speichere diese Rechnung, indem du auf Erstellen oder Erstellen und Senden klickst.

Jetzt hast du also 2 Rechnungen! Eine für den Vorauszahlungsbetrag und die andere für den Restbetrag.

Stripe & PayPal 

Man kann mittlerweile im eigenen Stripe-Konto (Kreditkartenzahlung) einstellen, dass der Restbetrag automatisch abgebucht wird. 

Man kann dem Gast auch anbieten die Restzahlung per PaypalMe zu tätigen. In diesem Fall müsste der

Gast in der Rechnung nur auf das Paypal-Icon klicken und würde dann zu Paypal weitergeleitet werden, um den Restbetrag zu zahlen.

Möchte man überhaupt keine Arbeit mit der Rechnungserstellung haben und es einem Profi überlassen, ist es mittlerweile möglich, die ganze Zahlungsabwicklung Charge Automation zu überlassen. Dabei handelt es sich um einen Drittanbieter, den man mit Smoobu verbinden kann. 

Hier erfährst du, wie du eine Rechnungsvorlage in Smoobu erstellen kannst.